Hoe schrijf je een vriendelijke herinneringsmail?

Houd uw bericht kort

In alle gevallen waarin u een herinneringse-mail schrijft, moet u uw boodschap kort houden. Het moet duidelijk, beknopt en to the point zijn, zodat u niet beschuldigend of ongeduldig overkomt en de kans dat u onderbreekt zo klein mogelijk wordt gemaakt. Maak uw boodschap aan de ontvanger gemakkelijk door te lezen, en u zult merken dat zij veel meer openstaan om er zelf snel en doeltreffend op te reageren. Als je niet weet hoe het op de juiste manier moet - vraag de essayschrijver om hulp.

Een herinneringsmail kort houden is een belangrijk onderdeel van het vriendelijk en behulpzaam overkomen, omdat het de gespreksvorm veel beter volgt dan een lange en uitgebreide e-mail ooit zou doen. Die zijn moeilijk om naar te kijken, laat staan te lezen en op te reageren, en je probeert hier professioneel met je nieuwsgierigheid om te gaan. Je laat de boodschap ook veel minder open voor interpretatie, en de ontvanger zal zich niet afvragen of je met het versturen van de e-mail iets probeert te impliceren over zijn eigen gedrag. Wees echter voorzichtig met je grammatica of spelfouten. Ze springen er meer uit in een korte e-mail dan in een lange. Gebruik een grammaticacontrole en laat geen fouten in je bericht staan.

Zorg ervoor dat de ontvanger weet waar je het over hebt.

Heb je ooit een e-mail ontvangen en helemaal verkeerd begrepen waar het over ging? Ben je ooit gemaild door iemand die je goed kent, maar geen idee hebt waar ze het over hebben? Het gebeurt veel vaker dan u denkt, en u moet er zeker van zijn dat u er niet in trapt wanneer u een herinneringsmail schrijft.

Al met al is context nummer één bij het versturen van een herinneringsmail! Je moet ervoor zorgen dat de persoon die de e-mail ontvangt, weet waar je het over hebt, en dat hij snel kan reageren op een manier die jou op de hoogte houdt. Wees dus specifiek in uw herinneringen, en zorg ervoor dat u, zij het kort, aangeeft waarover u contact opneemt. Als de taken die u de persoon hebt toegewezen een nummer hebben, moet u daarnaar verwijzen.

Suggereer het gebruik van een Scheduling App

Een planningsapplicatie kan een echte hulp zijn voor alle medewerkers aan een project, dankzij hun gedeelde interfaces en de mogelijkheid om collectief te werken aan projecten die via hen worden gehost of ondersteund. Als u in uw herinneringsmail vriendelijk probeert te zijn, is het een goed idee om ook behulpzaam over te komen, en door een agenda-app voor te stellen om verdere herinneringen in de toekomst overbodig te maken, bereikt u dit gemakkelijk.

Zorg ervoor dat het een planningsapp is die je zelf nuttig vindt. Zoiets als Bookafy, dat in tegenstelling tot andere planningsapps op de markt zowel in de browser als op iOS- en Android-apparaten kan worden gebruikt. Bookafy biedt ook lagere abonnementstarieven dan vergelijkbare apps, en is een goede keuze voor de kleinere, minder vindingrijke operaties waarmee u misschien werkt. Bookafy is ook een goede app om te gebruiken dankzij de klantenservice, die zowel telefonische als e-mailondersteuning biedt, zodat gebruikers hen te allen tijde kunnen bereiken met betrekking tot problemen.

Casey Sullivan
Bookafy — online appointment scheduling for growing businesses.