Hur skriver man ett vänligt påminnelsemeddelande?

Håll ditt meddelande kort

När du skriver ett påminnelsemeddelande måste du alltid hålla ditt meddelande kort. Det måste vara tydligt, kortfattat och rakt på sak, så att du inte framstår som anklagande eller otålig och för att minimera risken för att du avbryter. Gör ditt meddelande till mottagaren lätt att läsa igenom, så kommer de att vara mycket mer öppna för att själva svara på det på ett snabbt och effektivt sätt. Om du inte vet hur du ska göra det på rätt sätt - be uppsatsförfattaren om hjälp.

Att hålla ett påminnelsemail kort är en viktig del av att framstå som vänlig och hjälpsam, eftersom det följer konversationsformatet mycket bättre än vad ett långt och utförligt mejl någonsin skulle göra. De är svåra att ens titta på, än mindre att läsa och svara på, och du försöker vara professionell i din nyfikenhet här. Du lämnar också meddelandet mycket mindre öppet för tolkning, och mottagaren kommer inte att undra om du försöker antyda något om deras eget beteende genom att skicka e-postmeddelandet. Var dock försiktig med grammatik och stavfel. De brukar framträda tydligare i ett kort mejl än i ett långt. Se till att du använder en grammatikgranskare och att du inte lämnar några fel i ditt meddelande.

Se till att mottagaren vet vad du pratar om

Har du någonsin fått ett e-postmeddelande och helt missförstått vad det handlade om? Har du någonsin fått ett meddelande från någon som du känner väl, men som inte har en aning om vad de pratar om? Det händer oftare än du tror, och du måste vara säker på att det inte är en fälla som du också går i när du skriver ett påminnelsemail.

Sammantaget är kontexten viktigast när du skickar ett påminnelsemail! Du måste se till att den person som tar emot e-postmeddelandet vet vad du pratar om och att han eller hon snabbt kan svara på ett sätt som håller dig uppdaterad. Var därför specifik i dina påminnelser och se till att du beskriver, även om det är kortfattat, vad du kontaktar personen för att påminna den om. Om de uppgifter som du har tilldelat personen har ett nummer, se till att ange detta.

Föreslå att du använder en schemaläggningsapp

En schemaläggningsapp kan vara till stor hjälp för alla medarbetare i ett projekt, tack vare deras gemensamma gränssnitt och möjligheten att arbeta kollektivt med projekt som antingen drivs eller stöds av dem. Om du försöker vara vänlig i ditt påminnelsemejl är det en bra idé att även framstå som hjälpsam, och genom att föreslå en schemaläggningsapp som gör att du slipper fler påminnelser i framtiden kan du enkelt åstadkomma detta.

Se till att det är en schemaläggningsapp som du själv tycker är användbar. Något som Bookafy, som till skillnad från andra schemaläggningsappar på marknaden kan användas både i webbläsaren och på iOS- och Android-enheter. Bookafy erbjuder också lägre prenumerationspriser än liknande appar och är ett bra val för mindre, mindre resursstarka verksamheter som du kanske arbetar med. Bookafy är också en bra app att använda tack vare sin kundtjänst, som erbjuder både telefon- och e-postsupport, vilket gör att användarna alltid kan nå dem om de har problem.

Casey Sullivan
Bookafy — online appointment scheduling for growing businesses.